Diagramas que ayudan a la gestión de proyectos

Los Diagramas de Gantt, diagramas de Red, y Estructura de Desglose del trabajo (Work Breakdown Structures – WBS) son herramientas de la gestión de proyectos que han evolucionado durante muchos años. Estas herramientas son simplemente gráficos que usted puede usar para seguir diferentes aspectos de su proyecto.

Antes que las personas usaran las computadores para gestionar sus proyectos, los administradores dibujaban sus diagramas con su propia pluma. Gracias a la tecnología que avanza, los programas para la gestión de proyecto hacen que estos gráficos sean fáciles de generar, actualizar y personalizar.

Un diagrama de Gantt representa las tareas en un proyecto con barras que reflejan la duración de tareas individuales. Los hitos son mostrados como diamantes.

Los diagramas de red, por otro lado, no detallan exactamente el tiempo de un proyecto. En su lugar, un diagrama de red muestra el flujo de las tareas en un proyecto y la relación de tareas entre sí. Cada tarea es alojada en un cuadro llamado nodo, y las líneas que fluyen entre los nodos indican el flujo de tareas.

Nota: En Project 98 y versiones anteriores, los diagramas de red fueron llamados diagramas PERT. PERT es sinónimo de Técnica de Revisión y Evaluación de Programas (Program Evaluation and Review Technique).

Tareas de Duración Fija y Cronograma Basado en Recursos

Algunas tareas toman la misma cantidad de tiempo sin importar cuantas personas o recursos le dediques a ello. Volar de Lima-Perú a Madrid-España tiene una duración aproximada de 12 horas, sin tener en cuenta de cuantos pilotos o asistentes se añadan.

Duración e Hitos

Gran parte de las tareas en un proyecto toman una cantidad específica de tiempo para lograrlas. Las tareas pueden tomar desde cinco minutos hasta cinco meses. La longitud de tiempo necesario para completar una tarea es llamada duración de tareas.

La Ruta Crítica

La ruta crítica identifica las series de tareas en un proyecto que deben ser completadas a tiempo para que el proyecto en general se mantenga dentro del cronograma. Por ejemplo, suponga que usted amablemente se comprometió a ser el padrino de promoción de su hijo que está terminando el High School, y como se ha olvidado solo tiene tres días para planearla (Fiesta, recuerdos, etc.). La siguiente tabla lista alguna de las tareas involucradas e indica su marco de tiempo.

Explorando la gestión de proyectos

La gestión de proyectos es una disciplina que examina la naturaleza de los proyectos y ofrece maneras para controlar su progreso. La gestión de proyectos intenta organizar y sistematizar las tareas en un proyecto para minimizar el número de sorpresas que usted puede encontrar.

Entendiendo la palabra "Proyecto"

Si usted ha tenido la curiosidad de buscar la palabra proyecto en el diccionario o en Wikipedia, usted ve definiciones que incluyen palabras o  frases como “planificación”, o “actividades interrelacionadas y coordinadas”.  Un proyecto en el sentido estricto no es simplemente una persona quien se esfuerza para realizar una tarea. Preparar el desayuno el día lunes sabiendo que todos salen a trabajar a partir de las 7AM no necesariamente califica como un proyecto. 

¿Porqué las personas creen que Project es muy dificil de usar?

Project no es difícil de usar (¡sí! aunque no lo crea). Primero, deberá comprender exactamente la diferencia entre el concepto de la gestión de proyectos y el uso de Project, cuando lo logre, el éxito será bienvenido.